AUXILIAR INTEGRAL ADMINISTRATIVO

Propósito del cargo

Gestionar y controlar las actividades, tramites y procesos administrativos y operativos de la sede correspondiente con el objetivo de apoyar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la compañia.

Educación

Formación complementaria

Técnico o tecnólogo en carreras administrativas o auxiliar de enfermeria con estudios en carreras administrativas.

Especialidad según área:

Área de odontología: Técnico o tecnólogo en salud oral, higienistas o carreras administrativas 

Conocimientos Técnicos

Manejo de herramientas ofimáticas y conocimiento en procesos administrativos y contables.

Experiencia Laboral Específica

1 Año en auxiliar administrativo o cargos afines

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Administrar la base de caja menor, revisando y verificando los documentos soporte de los pagos ejecutados, cumpliendo los requisitos que aplican de acuerdo a normatividad y controlando los pagos realizados, con el objetivo de contribuir con la veracidad y oportunidad de la información que afecta los procesos financieros.
2. Apoyar durante el proceso de selección del recurso humano, orientando a los candidatos en la presentación de la prueba de conocimientos generales y calificando las pruebas presentadas de auxiliares de laboratorio clinico, con el fin de asegurar una buena atención a los aspirantes a  la oferta laboral.
3. Gestionar trámites para gastos de viaje, tales como, anticipos, giros de cheques, uso de taxis, facturas de alimentación y otros pagos, validando soportes y registrando en el sistema de información que corresponda, con el objetivo de apoyar en asegurar la corecta destinación de los recursos.
4. Solicitar la creación de terceros, validando los documentos requeridos en cada caso y que los mismos se ajusten a los procedimientos establecidos, con el objetivo de asegurar la optimización del proceso.
5. Gestionar y participar en los procesos administrativos y operativos  del laboratorio clínico, guiando al personal del laboratorio clinico para el cumplimiento de los procesos, procedimientos, politicas y demás directrices relacionadas con las actividades desarrolladas, generando valor y eficiencia, bajo el marco de la normativad legal que aplica.
6. Brindar el soporte requerido a la Dirección administrativa en la ejecución y seguimiento de las demás actividades administrativas y operativas.

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

1. Facturar los servicios odontológicos a aseguradoras, convenios, usuarios particulares y profesionales, verificando coberturas y pagos. validando inconsistencias, generando informes de auditoría, aplicando glosas, solicitando soportes SGSSS y creando terceros para registros contables. Con el fin de asegurar la radicación oportuna de facturas y la gestión eficiente de pagos tanto recibidos como generados.
2.  realizar el seguimiento y la recepción de facturas emitidas por proveedores, abarcando conceptos como servicios, arrendamientos, laboratorios dentales, compra de insumos, materiales, equipos e instrumental, y cualquier otro derivado de la operación de las clínicas. Para asegurar la correcta causación de costos y gastos de la clínica.
3. supervisar y dar seguimiento a los trámites y obligaciones civiles y legales relacionados con el funcionamiento de la clínica, asegurando su constante actualización. Para garantizar el cumplimiento normativo y el funcionamiento legal ininterrumpido de la clínica.
4. Solicitar y gestionar los servicios e insumos (mantenimiento, materiales, equipos, instrumental, papelería, dotación, etc.) necesarios para la operación de las clínicas. Con el fin de contribuir al adecuado control de las compras de la clínica dental.
5. Velar por el buen funcionamiento de la clínica dental, incluyendo el mantenimiento y buen uso de todos sus elementos, verificando el cumplimiento del cronograma de mantenimiento de equipos e infraestructura por parte de los proveedores, y coordinando con el área de mantenimiento las tareas a realizar en las instalaciones. Además, administrar los equipos, muebles y enseres de la oficina, manteniendo un inventario permanentemente actualizado. Contribuir al control de la imagen corporativa y asegurar el correcto funcionamiento de la clínica.
6. Gestionar y apoyar diversas actividades administrativas para asegurar la continuidad operativa de las clínicas. Las tareas incluyen administrar agendas, gestionar correspondencia interna, coordinar capacitaciones, legalizar la caja menor, solicitar creación de usuarios y apoyar contingencias en áreas clave como admisiones o citas. Para garantizar el funcionamiento operativo ininterrumpido de la clínica.

Grupo de Exposición Similar SST

• GES: A1
• Arquetipo: ADMINISTRATIVO
• Disclaimer: El detalle de la exposición a riesgos, periodicidad del examen médico ocupacional y medidas preventivas, se debe consultar en la matriz F.COL.SS.SL.T.6 GES Grupos de exposición similar.