AUXILIAR ADMINISTRATIVO I

Propósito del cargo

Realizar atención a los usuarios, validación y expedición de volantes para servicios médicos y autorizaciones de medicamentos POS.

Para Programas Especiales: Ejecutar las actividades del proceso de agendamiento, mediante la programación, modificación, cancelación y reprogramación de citas, la actualización de la información en los sistemas institucionales y la atención oportuna de los requerimientos de usuarios internos y externos, con el fin de garantizar el acceso a los servicios de salud, el adecuado aprovechamiento de la capacidad instalada y el cumplimiento de las políticas y lineamientos de agendamiento establecidos por la organización.                                                                                                                                                                                       

Educación

Formación complementaria

1. Estudiante de administración de servicios en Salud

Para Programas Especiales: TÉCNICO O TECNÓLOGO EN ADMINISTRACION HOSPITALARIA o ADMINISTRACION EN SALUD                                                                                                           

Conocimientos Técnicos

• Herramientas Ofimáticas.
• Ley 100.
• Paquete office.

Experiencia Laboral Específica

6 meses de experiencia como auxiliar.

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Actualizar los procesos y procedimientos, identificando posibles desviaciones, definiendo un plan de actualización de documentación, alineado a los objetivos estratégicos, investigando o adelantando los posibles cambios que mejoren el proceso.
2. Atender e informar de las necesidades de los usuarios, gestionando las solicitudes de servicio de los usuarios.
3. Cumplir con el procedimiento de autorización de servicios médicos, estudiando y revisando los cambios y/o actualizaciones de MP y Banco de la República de acuerdo a las normas y procedimientos de la compañia.
4. Elaborar, analizar, aprobar y generar volantes de servicios médicos de primer nivel para los usuarios COLSANITAS Y BANCO de la REPÚBLICA, revisando que las autorizaciones estén acordes con la prescripción y/o remisión médica, validando que el servicio autorizado esté dentro de los lineamientos y contratos de Medicina prepagada y Banco de la República.
5. Realizar gestión de cobro de cartera de usuarios de MP, llamando y haciendo seguimiento de los usuarios que presentan mora o están próximos a ser suspendidos.
6. Recibir y verificar los soportes para casos que requieran presentación en las juntas médico-quirúrgicas, solicitando al usuario entrega de documentos necesarios para los trámites de servicios.

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

1. Atender de manera presencial las solicitudes administrativas y asistenciales de los usuarios, gestionando autorizaciones, copias de historias clínicas, órdenes, fórmulas médicas, citas y cambios de direccionamiento, realizando la revisión física y digital de documentos, validando requerimientos en la plataforma MIPRES y registrar los trámites en el sistema de historia clínica Avicena, con el fin de garantizar el acceso oportuno de los pacientes a los servicios de salud, resolver barreras administrativas y asegurar el cumplimiento de los estándares de atención humanizada.
2. Agendar consultas de especialidades oncológicas, reprogramar citas mediante la modificación de horarios, días y franjas, y realizar actividades de demanda inducida con seguimiento continuo. Administrar la plataforma Avicena, registrando los avances y novedades de los pacientes y mantener actualizada una matriz de seguimiento en Excel, con el propósito de asegurar la continuidad del tratamiento oncológico, minimizar el ausentismo y mantener un control operativo eficiente de la capacidad médica instalada.
3. Gestionar y programar procedimientos específicos, como biopsias de mama, tejidos blandos y hueso, así como aspirados de médula ósea en la sala de procedimientos, solicitando, verificado y reportando los requisitos previos, como mamografías y ecografías, monitorear el estado de las autorizaciones y contactar activamente a pacientes oncológicos y no oncológicos para brindarles información y coordinar su programación. Estas actividades buscan agilizar los procesos diagnósticos y terapéuticos de patologías complejas y garantizar que los pacientes cumplan con los requisitos clínicos y administrativos necesarios antes de la realización de los procedimientos.
4. Tramitar planillas de autorizaciones y reportar novedades o inconsistencias en la información (queries), consolidar órdenes manuales, gestionar solicitudes de cambio de direccionamiento y mantener comunicaciones formales por correo electrónico con el equipo de Back Oncológico, con el objetivo de corregir errores en las solicitudes administrativas, evitar devoluciones por parte de los aseguradores y facilitar los procesos de facturación y flujo de caja de la clínica.
5. Orientar a los pacientes y sus familias sobre la preparación y la logística requerida para procedimientos externos e intervenciones quirúrgicas, brindando información clara, presencial o telefónicamente, sobre los pasos, la documentación y las recomendaciones médicas previas a cirugías o exámenes realizados fuera de la sede. Esta labor contribuye a reducir la ansiedad de los pacientes oncológicos, prevenir cancelaciones por falta de preparación y fortalecer la adherencia al plan de manejo establecido.

Grupo de Exposición Similar SST

• GES: A1
• Arquetipo: ADMINISTRATIVO
• Disclaimer: El detalle de la exposición a riesgos, periodicidad del examen médico ocupacional y medidas preventivas, se debe consultar en la matriz F.COL.SS.SL.T.6 GES Grupos de exposición similar.