COORDINADOR DE GESTION OPERATIVA

Propósito del cargo

Gestionar eficientemente los procesos de cartera y afiliaciones de la regional por medio del mantenimiento de la cartera, actividades de cobranza, seguimiento y monitoreo de actividades y manejo de indicadores, que permitan garantizar el cumplimiento de los acuerdos de servicio y metas del proceso.
Garantizar que la documentación requerida para el funcionamiento de las oficinas y la infraestructura se encuentren actualizadas y funcionales. 
Garantizar que se cumpla con el proceso de compra establecido por la organización y que los niveles de inventario de los insumos se ajusten a lo requerido por la operación de cada oficina.

Educación

Formación complementaria

N/A

Conocimientos Técnicos

1. Paquete Office en general
2. Excel nivel intermedio
3. Contabilidad básica.

Experiencia Laboral Específica

1. Cartera y cobranza - 2 Años
2. Contabilidad - 2 Años
3. Presupuesto - 2 Años
4. Comercial - 2 Años
5. En empresas de servicio, liderando procesos que tengan contacto con el usuario. En procesos operativos con personal a cargo - 2 Años

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Cumplir con los indicadores de seguimiento definidos por la subgerencia de operaciones para cada uno de los procesos a cargo, realizando seguimiento diario a los procesos y generando planes de acción que mitiguen o eviten las incidencias en la ejecución de los mismos. 
2. Hacer seguimiento y control a la gestión de cobranza que realizan los auxiliares de cartera y a las respuestas de pqr radicadas por nuestros usuarios, realizando validación de la gestión realizada de forma semanal confirmando en el sistema la pertinencia y coherencia de los datos. 
3. Hacer seguimiento al proceso de vinculación y control de resultados, validando diariamente los resultados y novedades del proceso de radicación y gestionando de forma oportuna las incidencias que se presenten. 
4. Asegurar que el tercero contratado para realizar el aseo y limpieza de las sedes de colsanitas cumpla con lo establecido en el contrato, exigiendo que se ejecuten todas las actividades de aseso y limpieza contratadas por colsanitas para cada uno de las sedes, asegurando que los funcionarios del tercero cumplan las políticas y normas definidas por colsanitas y que el servicio ofrecido cumpla con todas las expectativas de usuarios y funcionarios.
5. Asesorar a los funcionarios de keralty para el retiro de cesantías causadas, orientando al cliente interno respecto a los documentos requeridos para el retiro de cesantías y para la legalización del tramite, llevando un control en excel y enviando a administración de salarios la solicitud para aprobación, envío de autorización o entrega del cheque. Haciendo seguimiento a la legalización del retiro de cesantías.(permanentemente). 
6. Gestionar con los lideres de lo procesos de colsanitas el cronograma anual de vacaciones y reportar novedades de las vacaciones del personal de la regional, alimentando la base de datos regional, reportando novedades a la analista de salarios respectiva, haciendo seguimiento a las cartas de vacaciones que se deben entregar al funcionario y enviar a la central la copia firmada

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

1. Garantizar que se realice de forma correcta el pedido de uniformes de los funcionarios de colsanitas y cuando se reciban hacer la entrega a cada uno, solicitando a los jefes que diligencien el formato de solicitud de uniforme de sus áreas, consolidando información en la base enviada por dh y solicitando aprobación de subgerencia de operaciones para su remisión a compras. (según cronograma).
2. Reportar al área de dh las solicitudes y/o inconsistencias encontradas por los funcionarios con el pago de nómina mensual, revisando, verificando y enviando al área de administración de salarios los soportes del cliente interno o externo
3. Gestionar de forma adecuada con los entes territoriales el pago de impuestos en las ciudades donde estamos autorizados para tener cobertura, estando en permanente contacto con el área de impuestos para cumplir con el cronograma tributario definido para cada año, al igual que con los entes territoriales para asegurar que la emisión, pago y recepción de los impuestos se haga de forma correcta.
4. Mantener actualizada la carpeta con la documentación legal exigida para funcionamiento de las oficinas de colsanitas en la regional y de cualquier otra que la subgerencia o gerencia regional solicite, revisando el vencimiento de documentos legales de las oficinas de colsanitas ante los entes legales sayco y acimpro, bomberos, alcaldía de medellin (uso de suelo y registro sanitario), realizando cartas dirigidas a las entidades, enviándolas por correo físico, haciendo seguimiento a la devolución oportuna de las misma, a la información recibida a la facturación que se genere y a la programación de sus visitas, todo esto archivado de forma cronológica en la carpeta correspondiente.
5. Validar y aprobar como autorizador primario las requisiciones de compras de útiles de oficina, aseo, cafetería de la oficina de colsanitas, revisando el listado de inventario disponible y aprobando las solicitudes de pedidos que radico la persona responsable de ingresarlos al aplicativo.