AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Propósito del cargo

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / VICEPRESIDENCIA DE INFRAESTRUCTURA Gestionar todos los procesos administrativos que involucran los servicios de la Compañía. Adicionalmente, para el caso de la VP de Infraestructura: Soportar la gestión de seguimiento y control de los proveedores de servicios generales y mantenimiento, garantizando la debida ejecución de sus actividades y el cumplimiento de los acuerdos de servicio establecidos. GERENCIA PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE RED Verificación oportuna de los datos que se encuentran publicados en el directorio médico, realizando los ajustes necesarios en los aplicativos con el fin de contar con un directorio médico confiable; así mismo apoyo en la gestión de las bases de datos de los aplicativos relacionados con capacidades de agendas, oportunidad, citas asistidas entre otros; por último hacer el seguimiento a la red de prestadores en términos de cumplimiento de requisitos de documentos a vencer así como brindar apoyo a las diferentes áreas administrativas.

Educación

Formación complementaria

Tecnologo en administracion en salud

Conocimientos Técnicos

• DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / VICEPRESIDENCIA DE INFRAESTRUCTURA
• Paquete Office.
• Manejo de paquete google - Suite Google.
• Administración.
• Manejo de Proveedores.
• Estándares de Calidad.
• GERENCIA PLANEACION Y GESTION DE RED
• Conocimiento del SGSSS y el SOGC
• Conocimiento en Sistema Unico de Habilitación en Salud.

Experiencia Laboral Específica

DIRECTOR ADMINISTRATIVO / DIRECTOR DE DOTACIÓN Y SERVICIOS 6 meses de experiencia en cargos relacionados como Auxiliar Administrativo, gestión administrativa. COORDINADOR CONTRATACIÓN MEDICA 1 año de experiencia en cargos relacionados

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Procesar, codificar y contabilizar los diferentes documentos de proveedores prestadores particulares, verificando que se cumpla con los requisitos legales, revisando que estén correctamente grabadas de acuerdo a los lineamientos y políticas contables de la compañía. Lo anterior con el fin de realizar la acusación de los diferentes costos y gastos que realiza la compañía.
2. Elaborar notas contables, realizando los ajustes que sean necesarios oportunamente y revisando que se cumpla con las políticas contables. Lo anterior con el fin de reflejar correctamente los movimientos contables y financieros en los que ha incurrido la compañía.
3. Apoyar la gestión de los proveedores de las diferentes sedes del Grupo, remitiendo cronograma de mantenimiento preventivo a los proveedores y jefes o encargados de mantenimiento regional, realizando seguimiento al cumplimiento de los cronogramas, enviando facturas de proveedores y prestadores para pago, remitiendo soportes con su correspondiente contabilización, gestionando los soportes de ejecución por parte de los proveedores y efectuando la recepción en el sistema, apoyando a las sedes en sus requerimientos de soportes de mantenimiento, en caso de requerirse, actualizando la base de seguimiento, soporte de generación de indicadores de cumplimiento mensual, generando los indicadores mensuales de cumplimiento. Con el fin de garantizar el cumplimiento del cronograma de mantenimiento preventivo de los equipos de apoyo, asegurar la vida útil de los equipos, evitar cobros de intereses por el no pago oportuno de las facturas y cumplir con la meta de indicador establecida.
4. Proporcionar la disponibilidad de equipos e insumos, notificando el mantenimiento de equipos en los servicios, verificando en rondas con los jefes de área cualquier novedad con los equipos, instrumental e insumos de los diferentes servicios de la compañía, administrando el inventario de insumos de COVID, reportando las incidencias presentadas en el proceso, informando a los responsables de las empresas sobre los movimientos de insumos presentados, gestionando y entregando los elementos solicitados por las empresas y actualizando el kárdex correspondiente. Con el fin de asegurar la entrega oportuna de los insumos requeridos por las diferentes empresas y áreas, de esta manera prestar una atención segura y con calidad a los pacientes y sus familias.
5. Proveer el buen funcionamiento de la oficina, mantenimiento de equipos e insumos de oficina y papelería y su buen uso, planeando y verificando el mantenimiento de equipos y de infraestructura conforme al cronograma de mantenimiento y presupuesto aprobado para el año, coordinando con el área de mantenimiento el cumplimiento de las tareas a realizar en las oficinas, administrando los equipos y muebles y enseres de la oficina, y actualizando permanentemente el inventario de los mismos.

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

COORDINADOR CONTRATACION MEDICA

1. Generar la información suficiente para la actualización de la red de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Organización, realizando la gestión necesaria para mantener actualizada la información de los prestadores que se publican en el directorio médico, número de teléfonos, horario de asignación de citas, whatsapp para la asignación de citas, apoyando el seguimiento referente a información relacionada con el directorio médico, cargue de oportunidad, cargue de observaciones. Con el fin de asegurar una adecuada gestión de la red de prestadores de la regional.
2. Apoyar la gestión en el mantenimiento de la  red de prestadores de la regional, realizando la  gestión con los prestadores para mantener actualizados los documentos que tienen vigencia (ejemplo pólizas de responsabilidad civil, habilitación) y otros que se definan, generando indicadores de seguimiento: Porcentaje de Prestadores con registro de habilitación vigente y Porcentaje de Prestadores con Póliza de Responsabilidad Civil vigente. Con el fin de asegurar una red suficiente e idónea de acuerdo a los servicios ofrecidos en cada municipio de la regional.
3. Asegurar una red suficiente e idónea de acuerdo a los servicios ofrecidos en cada municipio de la regional, implementando las acciones necesarias para dar respuesta a los requerimientos del Banco de la República: realizando los ajustes frente a las inconsistencias, confiabilidad, oferta de prestadores en el directorio médico, solicitando a los prestadores las certificaciones de servicios que se requieran, generando indicadores de seguimiento: Tasa de Incidencias de prestadores. Con el fin de garantizar el óptimo resultado de la gestión de la red de prestadores.

Grupo de Exposición Similar SST

• GES: A1
• Arquetipo: ADMINISTRATIVO
• Disclaimer: El detalle de la exposición a riesgos, periodicidad del examen médico ocupacional y medidas preventivas, se debe consultar en la matriz F.COL.SS.SL.T.6 GES Grupos de exposición similar.