JEFE DE OFICINA

Propósito del cargo

Coordinar, controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de procesos y políticas que faciliten y aseguren el cumplimiento de las metas e indicadores definidos por la organización inherentes al modelo de servicio de las oficinas, mejorando los niveles de satisfacción y fidelización del afiliado

Educación

Formación complementaria

N/A

Conocimientos Técnicos

• Paquete office 
• Herramientas core del negocio
• Conocimientos en ley 100

Experiencia Laboral Específica

2 años de experiencia en empresas de servicios de más de 10.000 empleados, preferiblemente cargos operativos con personal a cargo

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Asegurar el adecuado funcionamiento de las oficinas a cargo, garantizando el cumplimiento del modelo de servicio en las oficinas, conociendo y acompañando la implementación y ejecución de los diferentes procesos, verificando la adherencia de los funcionarios al protocolo de servicio, controlando la calidad  y la oportunidad del servicio, evaluando la gestión de los funcionarios, facilitando la comunicación entre la oficina y las diferentes áreas de  la Organización, estableciendo estrategias encaminadas a mejorar los resultados de los indicadores y los definidos en los planes de acción realizando capacitación, entrenamiento y acompañamiento continuo, con el objetivo de cumplir con el indicador de satisfacción en oficinas.
2. Coordinar e Impulsar la imagen corporativa en las oficinas, organizando y monitoreando el mantenimiento preventivo y correctivo en las oficinas, controlando el cumplimiento de los protocolos de servicio y atención en todos los niveles, intervenir en las situaciones desviadas que afecten la imagen y el servicio en las oficinas, garantizando  que estén todas las publicaciones de norma.con el fin de mantener la unidad de las oficinas en la infraestructura y el servicio.
3. Asegurar el cumplimiento de los indicadores de gestión de servicio, haciendo seguimiento al cumplimiento de los indicadores definidos por la compañía ligados a la operación de servicio, alertando desviaciones del modelo de salud y de servicio que permitan hacer ajustes en la operación y a los procesos, estableciendo con las áreas internas planes de mejora que impacten los indicadores del modelo de servicio, satisfacción y tasa de quejas, con el objetivo de cumplir con los tiempos de espera y calidad necesaria que garantice satisfacción al afiliado.

4. Administrar los recursos físicos, humanos, tecnológicos y de infraestructura, supervisando el cumplimiento de horarios del recurso a cargo, programando de manera periódica reuniones primarias con  el equipo de trabajo coordinando el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos o insumos tecnológicos de la oficina controlando los insumos requeridos para el desarrollo de las funciones del recurso a cargo verificando los recursos físicos, humanos y tecnológicos que se requieran para la operación, optimizando su utilización, con el fin de garantizar la atención oportuna y solución, de acuerdo al contacto que el usuario tenga en el canal presencial

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

N/A