ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Propósito del cargo

Dar soporte al área en la planeación, suministro y control de los recursos físicos necesarios para el normal desarrollo de las operaciones de las diferentes actividades de la compañía, de tal forma que se garantice la adecuada y oportuna ejecución de los procesos y el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos por la organización.

Educación

Formación complementaria

• Técnico o tecnólogo en curso contaduría, Ingeniería Industrial, Administración en Salud o Áreas Afines.
• Tecnologo Administracion  en salud, de empresas o carreras afines

Conocimientos Técnicos

Manejo De Office
Manejo De Personal - Liderazgo - Toma De Decisiones
Conocimientos En Presupuestos, Estados Financieros Y Facturación

Experiencia Laboral Específica

• 3 años de experiencia en sector salud, con manejo mínimo de 5000 usuarios
• 2 años de experiencia en sector salud,  

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Supervisar y hacer seguimiento de tramites y obligaciones civiles y legales referentes al funcionamiento de la regional y mantenerlos actualizados, verificando listas de chequeo de cumplimiento de trámites civiles y legales de las oficinas de la Regional, coordinando con la Subgerencia Administrativa y Financiera la respuesta oportuna a los requerimientos de los entes de control, ejecutando y verificando que se cumplan con las tareas asignadas por requerimientos de entes de control, oportunamente, participando en capacitaciones, reuniones y auditorias de Secretarias de Salud, Ministerio, Supersalud. Planeando, coordinando, verificando reuniones, realizando tareas pertinentes, participando en reuniones y capacitaciones, para dar cumplmiento a requerimientos de entes de control, con el fin de mantener al día toda la documentación legal y civil exigida por las autoridades.
2. Velar por el buen funcionamiento de  la oficina, mantenimiento de equipos e insumos de oficina y papelería y su buen uso, planeando y verificando el mantenimiento de equipos y de infraestructura conforme al cronograma de mantenimiento y presupuesto aprobado para el año, coordinando con el área de mantenimiento el cumplimiento de las tareas a realizar en las oficinas, administrando  los equipos y muebles y eneseres de la oficina, y actualizando permanentemente el inventario de los mismos, participando en Comités, planeando, ejecutando tareas para atender las necesidades de la Regional, verificando correcto manejo del kárdex a Secretaria Administrativa del manejo de papelería preimpresa y artículos consumibles, mensualmente, para Mantener actualizada la informacion de inventario  de equipos, muebles y enseres, y velar por que las oficinas estén acordes en su presentación a normas y procedimeintos de Keralty.
3. Atender usuarios internos y externos (usuarios, prestadores, proveedores y empleados), informando y  recepcionando amablemente solicitudes por medio telefónico, escrito y personal con periodicidad permanente, coordinando y participando en reuniones de Asociaciones de usuarios, para Lograr satisfacción de usuario externo e interno.
4. Apoyar las actividades administrativas, participando en la elaboración de presupuesto mensual, informando y coordinando, solicitudes de flujos de recurso con base en las necesidades de cada área u oficina de la Regional, recolectando  y consolidando datos para realizar los informes operativos requeridos, solicitando el pedido de uniformes a los funcionarios, custodiando, controlando y velando por el adecuado uso y control de los cheques preimpresos, así como la anulación de los mismos por prescripción de 6 meses, elaborando los reportes de accidentes de trabajo y planillas de ausentismo, participando en los comités administrativos, atendiendo las solicitudes e instrucciones de su jefe inmediato en apoyo a la gestión administrativa de la Regional, con el fin de cumplir con todos los requerimientos operacionales y técnicos y se ejecuten todas las funciones inherentes al área administrativa

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

Aplica para Clinica Reina Sofia

1. Gestionar facturación y provisión de honorarios médico, Arriendo, Administraciones, recepcionando las facturas y soportes de honorarios, realizando la validación de documentos y seguimiento de vistos buenos, consolidando las facturas para diligenciamiento de planilla ante cuentas por pagar, hacer seguimiento del estado de causación de las facturas, con el fin de asegurar que la facturación este causada dentro de las fechas establecidas.

2. Realizar pedidos de insumos y de papelería de todas las áreas de la dependiendo las necesidades, solicitando los insumos por correo, tramitando las solicitudes recibidas. Haciendo seguimiento a la asignación de Órdenes de compra, entregando insumos a las áreas encargadas con el fin de cubrir las necesidades para el desarrollo de las diferentes actividades

3. Realizar reserva de eventos y logística, recepción de solicitud de eventos mediante correo, validación de disponibilidad de los espacios, confirmación de reserva a área solicitante, coordinando con el departamento de seguridad la apertura del espacio así mismo con servicios generales la limpieza y orden, gestionando refrigerios y estaciones de café y elementos que se necesiten para el desarrollo de los eventos, con el fin de garantizar que se cuente con el espacio requerido

4. Apoyar y acompañar al departamento de mantenimiento e infraestructura en las Rondas SOL, en la programación de exámenes ocupacionales (recibir insumos, realizar inventario, coordinar parqueaderos), de esta manera se garantiza que las sedes cumplan con lo requerido para SST y que los brigadistas realicen las capacitaciones y exámenes ocupacionales

5. Custodiar la documentación y archivo del área administrativa, archivando los documentos de entes reguladores, haciendo seguimiento y gestión de pago de manera periódica, garantizando el correcto almacenamiento y archivo de la documentación que se gestiona.

6. Tramitar soporte de Caja Menor y administración de recursos, custodiando el dinero, gestionando y legalizando los soportes con el fin de garantizar el buen uso del dinero y el pago de los conceptos que se requieran.