AUXILIAR OPERATIVO I

Propósito del cargo

Brindar una adecuada atención, orientación y solución a los requerimientos presentados por clientes internos y externos a través de cualquier canal, mediante la revisión de documentos, grabación de facturas u otros trámites relacionados, gestionando el almacenamiento de papelería, buscando incrementar la satisfacción y el mejoramiento en cada uno de los procesos con estándares de calidad, oportunidad y amabilidad.

Educación

Formación complementaria

Procesos Administrativos en Salud 

1. Técnico, tecnólogo y/o estudiante de últimos semestres en carreras como Administración de empresas y/o afines.

Conocimientos Técnicos

1.  Conocimientos básicos en  informática.
2. Conocimiento básicos, BH, en Gador, Alea y Oracle, TMS,aplicativo SIC,Conector.
3. Normatividad que aplica al Sistema de Seguridad Social en Salud.

Experiencia Laboral Específica

Experiencia mínima de 2 años y 1 año expecifica en cargos administrativos y atención al usuario.

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Actualizar permanentemente los procedimientos propios y de otras áreas (cuentas médicas, asesoría integral y servicios médicos), así como en la normatividad que aplica al sistema de seguridad social en salud, remitiéndose a las actualizaciones de los procesos, .asistiendo a capacitaciones de la compañía, auto capacitándose por medio de intrasanitas, actualizándose en normatividad en ssgs, con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de sus funciones.
2. Apoyar, recibir, revisar, sellar y recepcionar la facturación de las instituciones de médicos adscritos, según procedimiento de cuentas médicas.
3. Ejecutar la recepción, clasificación, ubicación de los documentos físicos, revisando los documentos recibidos, organizarlos de acuerdo a las tablas de retenciones de la compañía, definidas para cada documento, con la finalidad de garantizar el manejo y custodia de los documentos.
4. Entregar y controlar la papelería preimpresa y los elementos de oficina que se entrega a los funcionarios para su operación, llevando control y registrando, mediante kárdex o tablas de excel,con el fin de asegurar el uso adecuado de los recursos de la compañía.
5. Grabar los volantes manuales de la oficina donde encuentra rotando o de oficinas satélites, generándolos cuando no se encuentra parametrizado el servicio o prestador o ante una contingencia.
6. Apoyar en el proceso de recursos humanos y conexión humana, gestionando todo lo necesario para el ingreso de personal, seguimiento al registro oportuno de macación de ingreso y salida de los funcionarios y registros de ausencias, incapacidades y vacaciones, con el fin de garantizar el ingreso oportuno de las novedades a conexión humana.

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

1. Promocionar y comercializar los productos ofrecidos por la organización como MP, POC, Plan Domiciliario, Assist Card y Afiliaciones a Eps Sanitas, estudiando los productos y promoviendo sus bondades.
2. Realizar solicitudes de mantenimiento de la sede, revisando permanentemente  la sede para evidenciar las necesidades de mantenimiento que se requieran y realizando las solicitudes, con el fin de garantizar el correcto funcionamiento y estado de la sede.
3. Realizar los pedidos de la papelería, papelería preimpresa y útiles de oficina, ingresando a cada uno de los aplicativos y realizando los pedidos en las fechas establecidas,con el fin de garantizar la disponibilidad de los recursos para la correcta operación de la oficina.
4. Recepcionar, radicar y gestionar los documentos de solicitudes, derechos de petición y quejas administrativas, ingresando al aplicativo de TMS, con la finalidad de garantizar la respuesta oportuna al usuario.
5. Controlar y manejar la caja menor asegurando que todos los gastos que se realicen estén soportados y legalizados correctamente, con el fin de garantizar que los gastos cumplan con lo exigido por la compañía y asegurar que los reembolsos se realicen oportunamente.
6. Apoyar en otras actividades, atendiendo e identificando necesidades de los usuarios, gestionando la que esté a su alcance, asistencia y capacitaciones en reuniones con la Asociación de Usuarios, seguimiento a tiempos de atención y espera de Cruz Verde y envío de informes diarios y semanales, diligencias importantes con entes de control y atención de los mismos, manejo de carteleras interna y externa, respuesta a solicitudes de diferentes áreas, con el fin de garantizar la satisfacción del cliente interno y externo.