REGENTE DE FARMACIA HIS

Propósito del cargo

Asegurar que el nuevo Sistema de Información Hospitalario (HIS) integre y optimice los procesos logísticos y de inventario de medicamentos y dispositivos médicos. Su rol es fundamental para garantizar la disponibilidad, trazabilidad y control de los insumos y productos farmacéuticos dentro del sistema.

Educación

Formación complementaria

Técnico Profesional - Regencia de Farmacia 

Conocimientos Técnicos

• Conocimiento de la lógica de los procesos y estándares de gestión farmacéutica con el operador logístico y propias.
• Capacidad para aprender rápidamente sobre la funcionalidad y configuración de software empresarial.
• Conocimientos básicos de bases de datos o lógica de sistemas (no se requiere programación).

Experiencia Laboral Específica

 3 años Experiencia en la gestión operativa de farmacias hospitalarias o de alto volumen. Experiencia previa en el uso o implementación de sistemas de gestión de inventarios o HIS es altamente deseable.

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

• Colaborar con el Químico Farmacéutico del proyecto, el equipo de TI y el personal de farmacia para diseñar procesos logísticos optimizados dentro del sistema, Identificar los puntos débiles y las oportunidades de mejora en la gestión de la cadena de suministro farmacéutica que el nuevo HIS puede resolver, Realizando visitas a las farmacias de las clínicas y observando los procesos existentes, entrevistando al personal de farmacia y recopilando sus necesidades y desafíos operativos. Participando en sesiones de mapeo de procesos Asegurar que el HIS soporte una gestión eficiente y precisa del inventario y de la gestión propia de la farmacia, reduciendo pérdidas y optimizando la disponibilidad de insumos. Mejorar la trazabilidad de los medicamentos desde su ingreso hasta su dispensación, garantizando la seguridad y el cumplimiento normativo.
• Liderar la carga de información y parametrización inicial del inventario de farmacia en el HIS, incluyendo códigos de productos, unidades de medida, ubicaciones de almacenamiento, puntos de reorden, stocks máximos y mínimos y todos aquellos datos requeridos para la correcta operación del HIS, configura las reglas de control de inventario permitidas en el HIS, alertas y flujos de trabajo para solicitudes y despachos internos, utilizando las herramientas de configuración y administración del HIS para la carga masiva y manual de datos. Trabajando con los datos maestros existentes y de purándolos para el nuevo sistema, crear una base de datos de inventario precisa y funcional dentro del HIS y automatizar la gestión de stock y optimización de los pedidos y la rotación de medicamentos y dispositivos médicos, evitando excesos o faltantes en los inventarios.
• Participar en la definición de los perfiles de usuario y permisos para el personal de farmacia dentro del sistema. Asegurar la integración de la información logística con los módulos de compras y facturación, documentando detalladamente las funcionalidades disponibles, los niveles de gestión y verificando la parametrización de inventarios de medicamentos y dispositivos médicos y los criterios de las reglas de negocio. Garantizar la seguridad e integridad de la información y que el sistema soporte una contabilidad clara y una facturación correcta de los medicamentos y dispositivos médicos.

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

• Diseñar y ejecutar escenarios de prueba específicos para los módulos de gestión de inventario y logística de la farmacia y dispositivos médicos en el HIS, realizar pruebas de recepción, almacenamiento, dispensación, devoluciones, traslados y ajustes de inventario dentro del sistema, identificar y reportar cualquier error, inconsistencia o funcionalidad que no cumpla con los requisitos operativos, colaborando en su resolución con el equipo técnico. Participa en las pruebas de aceptación de usuario. Creando casos de prueba detallados que simulen las operaciones diarias y los escenarios excepcionales de una operación farmacéutica, registrando los resultados de las pruebas y gestionando los las incidencias encontradas en una herramienta de seguimiento, proporcionando feedback claro y accionable al equipo de desarrollo y proveedores. Coordinando con el personal de farmacia para realizar pruebas conjuntas y obtener su validación. Asegurar que el HIS sea operativo, eficiente y preciso en la gestión de inventario y los procesos logísticos de la farmacia, minimizando el riesgo de pérdida de continuidad durante la puesta en marcha y garantizando que el sistema funcione como se espera desde su implementación.
• Participar como parte del equipo de soporte técnico y funcional que se brinda a los usuarios de enfermería y personal paramédico después de la puesta en marcha, específicamente en temas relacionados con la configuración de la gestión farmacéutica del HIS, respondiendo a consultas y tickets de soporte relacionados con la configuración, realizando ajustes y modificaciones en la parametrización del sistema según sea necesario. Asegurar la continuidad operativa del HIS y la optimización de los procesos de gestión farmacéutica a largo plazo. Mantener la trazabilidad y la coherencia de la configuración del sistema.
• Documentar las configuraciones realizadas y los cambios futuros en el sistema, participa en el mantenimiento y la actualización de la parametrización del HIS a medida que evolucionan los procesos de gestión farmacéutica o las versiones del sistema. Manteniendo registros detallados de versiones y cambios de configuración normativos o por cambios de proceso. Garantizar que el HIS se adapte a las necesidades normativas y a las actualizaciones propias de los procesos de salud.

Grupo de Exposición Similar SST

GES: A1

Arquetipo: ADMINISTRATIVO

Disclaimer: El detalle de la exposición a riesgos, periodicidad del examen médico ocupacional y medidas preventivas, se debe consultar en la matriz F.COL.SS.SL.T.6 GES Grupos de exposición similar.