COORDINADOR ADMINISTRATIVO

Propósito del cargo

Coordinar los procesos administrativos para lograr la efectiva distribución y utilización de los recursos económicos de TI, para el funcionamiento de los servicios y la satisfacción de las necesidades de Tecnología de las diferentes empresas de la Organización

COMPAÑÍA DE MEDICINA PREPAGADA COLSANITAS:

Apoyar transversalmente los procesos administrativos de las compañías Premium desde los procesos de facturación, pago de obligaciones, control de activos, manejo presupuestal, cierres contables, atención de necesidades físicas de las oficinas, seguimiento a proveedores, entre otros;  apoyados con una adecuada administración del talento humano con el fin de garantizar que las oficinas cuenten con las condiciones necesarias  para su adecuado  funcionamiento administrativo y asimismo apalancar la estrategia corporativa. 

Educación

Formación complementaria

• Pregrado en administración de empresas, economía o ingeniería industrial
• Posgrado en finanzas, gerencia o áreas afines

Conocimientos Técnicos

1. Manejo de herramientas office - Excel avanzado
2. Conocimiento en finanzas
3. Conocimiento en gestión de presupuesto y gestión de procesos.
4. Presentación de informes
5. Diseño e implementació de los procesos del área de mantenimiento 
6. Manejo y análisis de bases de datos

Experiencia Laboral Específica

4 años de experiencia en gestión de compras, facturación, y administración de presupuesto.

Para COMPAÑÍA DE MEDICINA PREPAGADA COLSANITAS: 1 Año de experiencia en manejo de personal y administración de sedes en salud

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Preparar, analizar, consolidar y gestionar el presupuesto de Inversión y Gasto de Tecnología para las compañías del grupo, consolidando anualmente la totalidad de plantillas de presupuesto de cada una de las áreas de Tecnología y Procesos de la Organización, realizando seguimiento mensual a la ejecución del presupuesto de gasto e inversión y proporcionando a la Alta Dirección y a quien ella disponga, la información  precisa para la toma de decisiones, para así garantizar la efectiva ejecución del presupuesto de Tecnología de la Organización.
2. Gestionar el trámite de la facturación de los servicios y/o bienes adquiridos de TI para todas las compañías de la Organización, realizando el seguimiento de la entrega oportuna de la facturación por parte de los proveedores de Tecnología, actualizando el informe de ejecución presupuestal mensual, de acuerdo a la facturación recibida y resolviendo con los proveeodores de Tecnología los imprevistos que puedan presentarse en la facturación, para así garantizar la ejecución efectiva del presupuesto de tecnología.
3. Garantizar el trámite oportuno de todas las solicitudes de compra de elementos de Tecnología de acuerdo al plan de compras anual y las solicitudes recibidas en Konector, para todas las compañías del grupo, revisando el avance de trámite de las solicitudes a cargo de cada uno de los gestores, validando la disponibilidad presupuestal para proceder con el trámite y realizando seguimiento al avance de la solicitud con la Central de Compras, para así asegurar la entrega oportuna de los elementos de tecnología requeridos por las empresas de la Organización.
4. Gestionar las actividades que surjan de los procesos que coordina de forma oportuna y eficaz, revisando y gestionando cada una de las situaciones que reportan los gestores y/o analistas administrativos, para así asegurar el normal desarrollo de los procesos administrativos a su cargo.
5. Apoyar a la Dirección Corporativa Administrativa de TI en actividades adicionales que se puedan generar en el área, atendiendo las instrucciones recibidas para el desarrollo de las actividades, para así garantizar la efectiva realización de las actividades asignadas.
6. Realizar los cursos de capacitación que defina la compañía/área dentro de su plan de aprendizaje, ingresando oportunamente a la plataforma tecnológica y/o asistencia presencial (cuando corresponda) a los cursos asigandos, y realizando las actividades respectivas, para así garantizar el efectivo aprendizaje de cada uno de los temas del plan de capacitación.

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

Para COMPAÑÍA DE MEDICINA PREPAGADA COLSANITAS:

1. Coordinar el proceso de generación de pagos a proveedores: Recibiendo, revisando y gestionando las facturas que no llevan orden de compra, Relacionando en la planilla exigida y reportando a cuentas a pagar con el fin de realizar la causación y las facturas que llegan al Buzón de factura. Con la finalidad de cumplir con los compromisos establecidos con los proveedores
2. Coordinar el proceso de generación de facturas: Ejecutando correctamente en el módulo AR de Facturación electrónica, notas crédito y débito. Con la finalidad de realizar el cobro a las diferentes empresas a las cuales se les presta servicio
3. Aplicar pagos contables: Aplicando los pagos de la facturación generada desde el área administrativa y otras facturas incluidas en módulo AR Colsanitas - Medisanitas. Con la finalidad de contribuir al proceso de cierre contable
4. Revisar los set de ejecuciones de cada uno de los centros de costo de la Vicepresidencia de Operaciones, Regionales y otras: Verificando los set presupuestales y las posibles desviaciones que se puedan presentar, generando alarmas frente a ejecución presupuestal, realizando comités de seguimiento para evaluar la ejecución presupuestal, especialmente del gasto e inversión. Con la finalidad de cumplir con la ejecución mensual del presupuesto.
5. Apoyar transversalmente los procesos administrativos de las compañías Premium: Manteniendo comunicación permanente con las diferentes oficinas para identificar necesidades de tipo administrativo, Realizando seguimiento periódico a las novedades que reportan las diferentes oficinas de Colsanitas a nivel nacional asociadas a contratos, mantenimiento, aseo, proveedores, Velando por el cumplimiento de los acuerdos de servicio con los distintos responsables (compras, infraestructura, impuestos, contabilidad, Cuentas a pagar, Financiera entre otros) para contribuir a una adecuada prestación del servicio, Realizando comités periódicos para evaluar la atención de necesidades en las distintas oficinas, Tramitando todos los pagos de arriendos, servicios públicos y administraciones de las diferentes sedes y Garantizando el adecuado control y seguimiento de activos de la compañía. Con la finalidad de garantizar que las oficinas cuenten con las condiciones necesarias para su adecuado funcionamiento administrativo.

6. Apoyar el seguimiento de obras; participando de la construcción y documentación de nuevas iniciativas para la apertura de nuevos puntos (oficina, Oficinas de Atención Asistencial); remodelación o traslado de sedes a nivel nacional, Realizando seguimiento al cronograma de obras para garantizar la entrega dentro de los tiempos definidos, Articulando e involucrando a todos los responsables (compras, infraestructura, tecnología entre otros) para asegurar el cubrimiento de todas las necesidades que requiere la puesta en pre productivo de la obra, Generando las alertas o rutas críticas que puedan afectar los tiempos de entrega. Con la finalidad de cumplir con las obligaciones.