AUXILIAR EXPEDICION DE VOLANTES

Propósito del cargo

Brindar atención, orientación y solución a los requerimientos presentados por los usuarios o prestadores en forma personal, escrita, telefónica o correo electrónico, mediante la autorización de servicios médicos u otros trámites relacionados, buscando incrementar la satisfacción y permanencia del usuario. 

Brindar apoyo al proceso de gestión de la información para la respuesta de medidas provisionales, acciones de tutela, impugnaciones y desacatos interpuestos contra la EPS SANITAS. Mediante la gestión directa con el usuario, con los prestadores y/o porveedores de servicios, y con las diferentes áreas involucradas en el caso, a fin de gestionar y obtener la información actualizada y completa, necesaria para la contestación de la tutela, impugnación y/o desacato. 

Educación

Formación complementaria

Tecnico en en Administración en Salud, áreas afines a salud, derecho en salud, cuidados de la salud, atención al usuario y afines.

Conocimientos Técnicos

1. Manejo basico de paquete office
2. Herramientas de Excel
3. Adecuada digitación en equipos de computo.

Experiencia Laboral Específica

1. Auxiliar de enfermeria en el área clinica 1 año
2. Cargos operativos que estudien carreras paramédicas 1 año
3. Experiencia en labores operativas relacionadas con atención e información al usuario, autorizaciones, seguimiento de gestiones, registros de información en sistemas o bases de datos, revisión, análisis de documentos (historias clínicas, ordenes médicas, autorizaciones, tutelas, desacatos etc) 1 año

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Cumplir con el procedimiento de autorización de servicios médicos y sus procesos relacionados, garantizando la correcta gestión de cada solicitud.
2. Elaborar, analizar, aprobar y generar los volantes de servicios médicos de primer nivel para los usuarios de la EPS, asegurando la precisión de la información registrada
3. Tramitar las autorizaciones de servicios médicos que requieran nivel de autorización superior, siguiendo los lineamientos establecidos.
4. Recibir y verificar los soportes correspondientes a los casos que deban presentarse ante las juntas médico quirúrgicas, asegurando su integridad y oportunidad.
5. Reportar de manera oportuna las inconsistencias o novedades detectadas en el sistema.
6. Explicar de forma clara y completa a los usuarios las razones o motivos que limitan la autorización del servicio, brindando orientación sobre las alternativas disponibles para acceder a la atención requerida en caso de rechazo
7. Mantener la imagen institucional de la EPS, demostrando compromiso con el servicio al usuario a través de la eficiencia, amabilidad y efectividad en la atención.
8. Manejar la documentación y los soportes conforme a lo estipulado en los listados maestros de registro de los procesos.
9. Realizar la asignación de citas médicas conforme a los procedimientos vigentes.
10. Verificar los derechos de los usuarios y tramitar las licencias médicas de acuerdo con la normativa aplicable.
11. Recibir facturas y realizar la entrega de cheques a los prestadores según los protocolos definidos.
12. Recibir y radicar documentos relacionados con solicitudes de reembolso, comités técnico-científicos, derechos de petición y tutelas.
13. Mantenerse actualizado en los procedimientos propios del área y en los relacionados con la autorización de servicios.

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

14. Registrar las actividades e indicadores de gestión, como planillas de tiempos y uso adecuado de digiturnos y/o turnadores.

15. Apoyar en la implementación de los planes de mejoramiento definidos por el área.

16. Registrar las comunicaciones verbales o escritas de los usuarios dirigidas a la Defensoría del Usuario.

1. Gestionar de forma directa con el usuario, con los prestadores y/o proveedores de servicios, y con las diferentes áreas involucradas, el caso a fin de obtener la información actualizada y completa, necesaria para la contestación de la tutela, impugnación y/o desacato, verificando el escrito de tutela, fallo o desacato para indagar las pretensiones y oportunidades de situaciones a resolver y donde el usuario tenga derecho al servicio solicitado, registrando información solicitada en el aplicativo de tutelas, realizando acercamiento vía telefónica con el usuario, remitiendo el caso a las áreas y/o proveedores involucrados con el caso a fin de obtener la información necesaria para las respuestas ante el despacho judicial, suministrando la  información asociada a los servicios autorizados del afiliado, historia clínica, autorizaciones, programaciones de servicios etc, realizando seguimiento en casos de pendientes, informando a las áreas correspondientes, los pendientes, ejemplo: autorización generada pendiente de MIPRES, transportes pendientes, necesidades de seguimientos etc, gestionando, la cita, cirugía, examen, entrega de medicamentos etc, necesarios para dar solución a lo pertinente según sea el caso en concreto. Con el fin de resolver la solicitud del usuario en caso de ser necesario y de que tenga derecho de acuerdo a las coberturas del PBS, y suministrar al abogado o responsable  la información necesaria a fin de emitir una adecuada, completa y de alta calidad respuesta al Despacho Judicial.

Grupo de Exposición Similar SST

• GES: A1
• Arquetipo: ADMINISTRATIVO
• Disclaimer: El detalle de la exposición a riesgos, periodicidad del examen médico ocupacional y medidas preventivas, se debe consultar en la matriz F.COL.SS.SL.T.6 GES Grupos de exposición similar.