AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Propósito del cargo

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / VICEPRESIDENCIA DE INFRAESTRUCTURA

Gestionar y apoyar la ejecución de procesos administrativos y operativos transversales, incluyendo la gestión de proveedores, activos y recursos corporativos, así como el seguimiento de procesos, indicadores y controles operativos, garantizando la oportunidad, eficiencia y adecuada utilización de los recursos.

GERENCIA PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE RED

Verificación oportuna de los datos que se encuentran publicados en el directorio médico, realizando los ajustes necesarios en los aplicativos con el fin de contar con un directorio médico confiable; así mismo apoyo en la gestión de las bases de datos de los aplicativos relacionados con capacidades de agendas, oportunidad, citas asistidas entre otros; por último hacer el seguimiento a la red de prestadores en términos de cumplimiento de requisitos de documentos a vencer así como brindar apoyo a las diferentes áreas administrativas.

Educación

Formación complementaria

Técnico o Tecnólogo en ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS o TECNOLOGIA EN INGENIERIA INDUSTRIAL, ADMINISTRACIÓN EN SALUD o CONTABILIDAD

Conocimientos Técnicos

• DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / VICEPRESIDENCIA DE INFRAESTRUCTURA
• Paquete Office.
• Manejo de paquete google - Suite Google.
• Administración.
• Manejo de Proveedores.
• Estándares de Calidad.
• GERENCIA PLANEACION Y GESTION DE RED
• Conocimiento del SGSSS y el SOGC
• Conocimiento en Sistema Unico de Habilitación en Salud.

Experiencia Laboral Específica

DIRECTOR ADMINISTRATIVO / DIRECTOR DE DOTACIÓN Y SERVICIOS 1 Año de experiencia en cargos relacionados como Auxiliar Administrativo, gestión administrativa, facturación, admisiones o cuestas medicas. COORDINADOR CONTRATACIÓN MEDICA 1 año de experiencia en cargos relacionados

EXCLUSIVO VISIONIA: Experiencia en cargos relacionados como Auxiliar Administrativo, gestión administrativa - 6 Meses

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Gestionar los procesos administrativos asociados a proveedores y prestadores, mediante la recepción, revisión, validación, registro y trámite de facturas, documentos y soportes, de acuerdo con los lineamientos establecidos, para garantizar la correcta gestión de los pagos y la oportunidad de los procesos administrativos y financieros.
2. Elaborar y gestionar notas y ajustes contables, mediante la revisión de movimientos y aplicación de las políticas y lineamientos contables establecidos, para garantizar la adecuada representación, consistencia y trazabilidad de la información financiera de la operación.
3. Gestionar los proveedores y servicios requeridos para el funcionamiento de las sedes, realizando seguimiento a cronogramas, soportes de ejecución, facturación, pagos e indicadores de cumplimiento, para asegurar la prestación oportuna de los servicios y el cumplimiento de los acuerdos establecidos.
4. Administrar los activos, equipos, insumos, papelería y demás recursos asignados a las sedes, mediante el control de inventarios, actualización de registros y seguimiento a novedades, faltantes y requerimientos, para garantizar su disponibilidad y el uso adecuado de los recursos necesarios para la operación.
5. Apoyar la gestión administrativa y operativa de las sedes del Grupo, mediante la atención y seguimiento de requerimientos, novedades y compromisos con las diferentes áreas, así como la gestión de servicios como arriendos, servicios públicos y administración, para contribuir a la continuidad y adecuado funcionamiento de la operación.
6. Gestionar las condiciones de funcionamiento de oficinas y sedes administrativas, mediante el seguimiento al mantenimiento de equipos, mobiliario e infraestructura y la administración de los recursos requeridos, para garantizar la continuidad operativa y la disponibilidad de las condiciones necesarias para la prestación de los servicios.
7. Apoyar el seguimiento de información e indicadores operativos, mediante la consolidación, actualización y reporte de datos en las herramientas definidas, identificando oportunamente desviaciones relevantes, para contribuir al control de los procesos y al seguimiento de la operación.
8. Apoyar la actualización de información de la planta de personal, mediante la consolidación y validación de novedades de ingresos, retiros y demás movimientos, así como el mantenimiento de las bases y matrices establecidas, para contribuir al aseguramiento y control de la información operativa.

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

COORDINADOR CONTRATACIÓN MÉDICA: Gestionar y mantener actualizada la información de la red de prestadores de la regional, asegurando la correcta publicación de datos en el directorio médico, incluyendo teléfonos, horarios y canales de asignación de citas, así como el seguimiento a cargues de oportunidad y observaciones, conforme a los lineamientos definidos por la organización.

Apoyar la administración y mantenimiento documental de la red de prestadores, realizando seguimiento a la vigencia de documentos como habilitaciones y pólizas de responsabilidad civil, generando indicadores de control y cumplimiento, con el fin de garantizar una red suficiente e idónea para los servicios ofrecidos en cada municipio de la regional.

Implementar acciones orientadas a atender requerimientos de entidades regulatorias y asegurar la confiabilidad de la información de los prestadores, gestionando ajustes frente a inconsistencias, validando la oferta de servicios y realizando seguimiento mediante indicadores de incidencias de prestadores.

EXCLUSIVO VISIONIA: Atender usuarios internos y externos de manera telefónica, escrita y presencial, garantizando oportunidad y calidad en el servicio. Asimismo, apoyar actividades administrativas y operativas mediante la consolidación de información, elaboración de informes y coordinación de reuniones.

Brindar apoyo a la gestión administrativa del talento humano a través de la programación de turnos, manejo de novedades de personal, registro en sistemas institucionales y control de horas extras.

Administrar los fondos de caja menor y custodiar la caja fuerte institucional, coordinando el proceso de recepción de cierres de caja y entrega de efectivo a la transportadora de valores, garantizando el cumplimiento de los protocolos de seguridad y auditoría establecidos.

Grupo de Exposición Similar SST

• GES: A1
• Arquetipo: ADMINISTRATIVO
• Disclaimer: El detalle de la exposición a riesgos, periodicidad del examen médico ocupacional y medidas preventivas, se debe consultar en la matriz F.COL.SS.SL.T.6 GES Grupos de exposición similar.