AUXILIAR ADMINISTRATIVO

IMPORTANTE- CIUDAD BOGOTA

📢 Vacante: Apoyo Administrativo y de Proyectos (Cubrimiento de Licencia de Maternidad)

Nos encontramos en la búsqueda de un(a) profesional para realizar el cubrimiento de una licencia de maternidad.

Modalidad: Híbrida

Horario: Lunes a viernes, de 7:00 a. m. a 4:45 p. m. 

Principales responsabilidades:

• Apoyar la ejecución y seguimiento de proyectos de investigación.
• Brindar soporte a las actividades e iniciativas lideradas por la Vicepresidencia.
• Gestionar y controlar el inventario de insumos destinados a los proyectos.
• Elaborar informes y realizar seguimiento a indicadores.
• Actualizar bases de datos, archivos y documentación del área.
• Ejecutar actividades administrativas y ofimáticas propias del cargo.

Importante: El cargo requiere disponibilidad para asistir presencialmente a las diferentes sedes de Clínica Colsanitas cuando las actividades y proyectos lo demanden.

Si cumples con el perfil y te interesa formar parte de nuestro equipo, te invitamos a postularte.

Propósito del cargo

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / VICEPRESIDENCIA DE INFRAESTRUCTURA

Gestionar todos los procesos administrativos que involucran los servicios de la Compañía, incluyendo actividades de facturación, liquidación, revisión de cuentas y admisiones, garantizando oportunidad y calidad en la prestación del servicio. Adicionalmente, para el caso de la VP de Infraestructura, soportar la gestión, seguimiento y control de los proveedores de servicios generales y mantenimiento, asegurando la adecuada ejecución de sus actividades y el cumplimiento de los acuerdos de servicio establecidos.

GERENCIA PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE RED

Verificación oportuna de los datos que se encuentran publicados en el directorio médico, realizando los ajustes necesarios en los aplicativos con el fin de contar con un directorio médico confiable; así mismo apoyo en la gestión de las bases de datos de los aplicativos relacionados con capacidades de agendas, oportunidad, citas asistidas entre otros; por último hacer el seguimiento a la red de prestadores en términos de cumplimiento de requisitos de documentos a vencer así como brindar apoyo a las diferentes áreas administrativas.

Educación

Formación complementaria

Técnico o Tecnólogo en ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS o TECNOLOGIA EN INGENIERIA INDUSTRIAL, ADMINISTRACIÓN EN SALUD o CONTABILIDAD

Conocimientos Técnicos

• DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / VICEPRESIDENCIA DE INFRAESTRUCTURA
• Paquete Office.
• Manejo de paquete google - Suite Google.
• Administración.
• Manejo de Proveedores.
• Estándares de Calidad.
• GERENCIA PLANEACION Y GESTION DE RED
• Conocimiento del SGSSS y el SOGC
• Conocimiento en Sistema Unico de Habilitación en Salud.

Experiencia Laboral Específica

DIRECTOR ADMINISTRATIVO / DIRECTOR DE DOTACIÓN Y SERVICIOS 1 Año de experiencia en cargos relacionados como Auxiliar Administrativo, gestión administrativa, facturación, admisiones o cuestas medicas. COORDINADOR CONTRATACIÓN MEDICA 1 año de experiencia en cargos relacionados

EXCLUSIVO VISIONIA: Experiencia en cargos relacionados como Auxiliar Administrativo, gestión administrativa - 6 Meses

Competencias

Roles y Responsabilidades del cargo (A)

1. Procesar, codificar y contabilizar los documentos correspondientes a proveedores y prestadores particulares, verificando el cumplimiento de los requisitos legales y su correcta aplicación conforme a los lineamientos y políticas contables de la compañía, con el fin de garantizar la causación oportuna de los costos y gastos generados por la operación. Asimismo, apoyar el registro y validación de información administrativa requerida para la prestación de los servicios, asegurando la consistencia de los datos en los sistemas definidos por la organización.
   2. Elaborar notas contables y efectuar oportunamente los ajustes requeridos, verificando el cumplimiento de las políticas contables establecidas, con el fin de reflejar de manera adecuada los movimientos contables y financieros generados por la compañía y contribuir al control y trazabilidad de la información administrativa y financiera de la operación.
   3. Apoyar la gestión de proveedores de las diferentes sedes del Grupo, mediante el envío y seguimiento de cronogramas de mantenimiento preventivo, la gestión documental y recepción de soportes de ejecución, el trámite de facturas para pago y el seguimiento a indicadores de cumplimiento. Lo anterior, con el fin de asegurar la ejecución oportuna de las actividades de mantenimiento, contribuir a la vida útil de los equipos e infraestructura y dar cumplimiento a los lineamientos administrativos y operativos definidos por la organización.
   4. Gestionar la disponibilidad y control de equipos, insumos, medicamentos, papelería y demás elementos requeridos para la operación, realizando seguimiento a novedades reportadas en los servicios, administrando inventarios, actualizando el kárdex y reportando incidencias o faltantes identificados durante el proceso, con el fin de asegurar el suministro oportuno de los recursos necesarios para la adecuada prestación de los servicios y el cumplimiento de las necesidades operativas de las diferentes áreas.
   5. Apoyar los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios, incluyendo actividades de validación documental, registro de información, revisión de soportes y gestión operativa requerida para la atención y facturación de los servicios prestados, conforme a los lineamientos y procedimientos establecidos por la compañía, contribuyendo al adecuado flujo administrativo y financiero de la operación.
   6. Proveer el adecuado funcionamiento de la oficina y de los recursos asignados, mediante la coordinación y seguimiento del mantenimiento de equipos, mobiliario e infraestructura, la administración de inventarios de oficina y papelería, y la actualización permanente de los registros correspondientes, con el fin de garantizar la continuidad operativa y el uso adecuado de los recursos de la organización.

Roles y Responsabilidades del cargo (B)

COORDINADOR CONTRATACIÓN MÉDICA: Gestionar y mantener actualizada la información de la red de prestadores de la regional, asegurando la correcta publicación de datos en el directorio médico, incluyendo teléfonos, horarios y canales de asignación de citas, así como el seguimiento a cargues de oportunidad y observaciones, conforme a los lineamientos definidos por la organización.

Apoyar la administración y mantenimiento documental de la red de prestadores, realizando seguimiento a la vigencia de documentos como habilitaciones y pólizas de responsabilidad civil, generando indicadores de control y cumplimiento, con el fin de garantizar una red suficiente e idónea para los servicios ofrecidos en cada municipio de la regional.

Implementar acciones orientadas a atender requerimientos de entidades regulatorias y asegurar la confiabilidad de la información de los prestadores, gestionando ajustes frente a inconsistencias, validando la oferta de servicios y realizando seguimiento mediante indicadores de incidencias de prestadores.

EXCLUSIVO VISIONIA: Atender usuarios internos y externos de manera telefónica, escrita y presencial, garantizando oportunidad y calidad en el servicio. Asimismo, apoyar actividades administrativas y operativas mediante la consolidación de información, elaboración de informes y coordinación de reuniones.

Brindar apoyo a la gestión administrativa del talento humano a través de la programación de turnos, manejo de novedades de personal, registro en sistemas institucionales y control de horas extras.

Administrar los fondos de caja menor y custodiar la caja fuerte institucional, coordinando el proceso de recepción de cierres de caja y entrega de efectivo a la transportadora de valores, garantizando el cumplimiento de los protocolos de seguridad y auditoría establecidos.

Grupo de Exposición Similar SST

• GES: A1
• Arquetipo: ADMINISTRATIVO
• Disclaimer: El detalle de la exposición a riesgos, periodicidad del examen médico ocupacional y medidas preventivas, se debe consultar en la matriz F.COL.SS.SL.T.6 GES Grupos de exposición similar.